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La firma digital de documentos se puede realizar de varias formas, dando lugar a diferentes clasificaciones. La firma se puede realizar a mano, dibujándola con el dedo o con el cursor del ratón. Esta firma es suficiente para firmar ciertos tipos de documentos. Es la forma más simpe de firma digital, pero no está clasificada como firma electrónica avanzada (según las normativas europeas AES/AdES). La firma electrónica avanzada es la más segura. Verifica la identidad de los firmantes y comprueba que el documento no ha sufrido ninguna modificación una vez firmado.
El reglamento eIDAS, es el reglamento europeo que establece los requisitos necesarios para que una firma electrónica se considere válida en la comunidad europea. El requisito más importante del eIDAS es la necesidad de utilizar un documento de identificación electrónico (DNI/Certificado electrónico) al firmar. En España, los documentos de identificación digital más comúnmente utilizados son el DNI electrónico y el Certificado digital . El reglamento eIDAS, aplica un estándar para la identificación digital y firma electrónica que aplica a toda Europa.
El reglamento explica con qué tecnologías se deben procesar las firmas en un documento que este cumpla los requisitos de firma electrónica avanzada (AES). Una de las tecnologías recomendadas es "Firmas Electrónicas Avanzadas de PDF" (PAdES), que se utiliza para insertar firmas en un documento PDF y validarlas con un sello. Esto se realiza a través de certificados emitidos por entidades certificadoras de confianza o "Autoridades de certificación", como la Policía Nacional o la FNMT . La comunidad europea proporciona una lista de los certificadores de confianza autorizados para cada país en la "European Union Trusted List" (EUTL). El formato PAdES permite incrustar toda la información necesaria sobre la firma en el archivo PDF.
Al abrir el documento con Adobe Acrobat, el lector de PDFs más utilizado, se puede ver claramente la información sobre las firmas y la validez del sello en caso de que el documento se haya guardado con formato PAdES. De esta forma se pueden detectar los cambios no permitidos en un documento.
Un detalle importante es que el documento de identificación electrónica (DNI o Certificado) no está directamente incluido en el formato PAdES. El documento de identificación electrónica solo se utiliza en el proceso de firma para verificar la identidad de la persona que va a firmar. Otra funcionalidad común es añadir en el documento algunos datos personales obtenidos del documento de identidad electrónico, en forma de campo predefinidos o en forma de sellos. Esto se hace principalmente por motivos de claridad y legibilidad, no como requisito para la validación.
Este tipo de firma se utiliza cuando no es un requisito obligatorio poder verificar la identidad de la persona firmante. También se suele utilizar este método cuando una de las partes no dispone de un documento de identidad electrónica validado, por ejemplo, en la firma de documentos internacionales.
Se inserta una firma electrónica sin identificación. La persona que va a firmar dibuja su rúbrica en la pantalla (con el dedo, con el cursor del ratón o con un lápiz electrónico). Adicionalmente, se puede añadir el nombre de la persona firmante (según establezca el usuario que crea el documento).
Este método es muy parecido a la forma tradicional de firmar documentos (firmar a mano con un bolígrafo sobre un papel). La diferencia es que los documentos firmados de esta forma son documentos digitales, por lo que ofrecen un mayor nivel de seguridad que un papel firmado a mano o escaneado. Los nombres que introduzca en el documento se incluirán en la información de la firma una vez que el documento PDF esté finalizado y sellado PDF (documento vinculante), mientras que la firma se inserta en un campo específico directamente sobre el documento. El resultado de este proceso es la llamada firma electrónica simple.
Este tipo de firma es el recomendado para todos los acuerdos en los que se necesite verificar la identidad de las personas firmantes.
Al firmar, es necesario utilizar un documento de identificación electrónica emitido por un certificador de confianza (DNI electrónico o Certificado electrónico, emitidos por la Policía Nacional y la FNMT, respectivamente). La persona que firma valida su firma al identificarse con el documento de identificación electrónico. La información asociada al DNI o certificado electrónico se inserta en un campo visible en el documento y se incrusta en la información de la firma en el documento final firmado y sellado (documento vinculante). Este proceso cumple los requisitos legales para la firma electrónica avanzada.
El reglamento eIDAS, actualmente en vigor en la UE, establece que no se puede invalidar el efecto legal de un acuerdo debido a su formato electrónico. Los documentos firmdos de forma digital son más seguros que los tradicionales por varias razones. Empieza a utilizar Formify para firmar tus acuerdos y sabrás que estás cumpliendo con la normativa en vigor.
Un documento firmado digitalmente solo es válido en su forma digital. Las impresiones y escaneos no se pueden validar digitalmente. Es el archivo PDF digital el que contiene la protección contra falsificación y todos los datos requeridos de las firmas.
